Bereits seit einiger Zeit stehen dem Anwender in Word, Excel und Outlook ein Assistent zur Verfügung, der automatisch das Dokument auf Barrierefreiheitsprobleme untersucht. Wird ein Fehler, bzw. eine problematische Stelle gefunden, erhält man entsprechende Hinweise zur Behebung. Diese Funktion zum Lösen von Zugänglichkeitsproblemen wurde mit dem neuen Office 2019 nochmals deutlich aufgewertet, bzw. verbessert.
Die Funktion zum Starten der Überprüfung befindet sich ab Office 2019 in der Registerkarte „Überprüfen“. Im Bereich „Barrierefreiheit“ gibt es den Schalter „Barrierefreiheit überprüfen“, der den Assistenten direkt startet.
In älteren Versionen von Office befindet sich eine deutlich reduzierte Überprüfung auf Barrierefreiheitsprobleme in der Registerkarte „Datei“ > „Information“. Klickt man die Schaldfläche „Auf Probleme überprüfen“ an, werden die gefundenen Probleme in einer Liste angezeigt.
Regeln für die Barrierefreiheitsüberprüfung
Die Barrierefreiheitsprüfung überprüft das Dokument anhand eines Regelsatzes auf mögliche Probleme für Menschen mit Behinderungen. Je nach Schweregrad des Problems werden die einzelnen Probleme von der Barrierefreiheitsprüfung als „Fehler“, „Warnung“ oder „Tipp“ klassifiziert.
- Fehler: Inhalt, der das Lesen und Verstehen eines Dokuments für Personen mit Behinderungen erschwert oder unmöglich macht.
- Warnung: Inhalt, der in den meisten (nicht in allen) Fällen dafür sorgt, dass ein Dokument für Menschen mit Behinderungen schwer verständlich ist.
- Tipp: Inhalt, den Personen mit Behinderungen verstehen können, der jedoch besser präsentiert werden könnte.
Folgende Inhalte werden z. B. von der Barrierefreiheitsüberprüfung untersucht:
- Alle Inhalte, die kein Text sind, weisen Alternativtext (ALT-Text) auf.
- In Tabellen sind Spaltenkopfinformationen angegeben.
- Die Tabelle weist eine einfache Struktur auf.
- In Tabellen werden keine leeren Zellen zur Formatierung verwendet.
- Inhalte werden mit Überschriften und/oder Inhaltsverzeichnissen strukturiert.
- Alle Überschriften stehen in der richtigen Ebene.
- Der Hyperlinktext ist aussagekräftig.
- Die Verwendung von wiederholten Leerzeichen wird vermieden.
- Ausreichender Kontrast zwischen Text und Hintergrund.
- Die Lesereihenfolge einer Folienpräsentation ist logisch.
- Die Layoutreihenfolge ist für die Sprache logisch und die Tabulatorreihenfolge nicht zirkulär.
Ausführlichere Informationen zu den zum Einsatz kommenden Regelsätze erfährt man im englischen Artikel von Microsoft: Rules for the Accessibility Checker