In längeren Dokumenten ist ein Inhaltsverzeichnis ein unverzichtbares Hilfsmittel. Es sorgt für einen schnellen Überblick über den strukturellen Aufbau des Textes und ermöglicht ein gezieltes Navigieren zu einzelnen Kapiteln oder Abschnitten. Word bietet leistungsstarke Funktionen, um automatisch Inhaltsverzeichnisse zu erstellen, anzupassen und aktuell zu halten.
Ein Inhaltsverzeichnis einfügen
Um ein Inhaltsverzeichnis automatisch einfügen zu können, müssen im Dokument Überschriften verwendet werden, die mit den entsprechenden Formatvorlagen wie „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw. formatiert sind. Diese Formatierungen sind die Grundlage dafür, dass Word die Kapitelstruktur erkennen und ein Inhaltsverzeichnis daraus generieren kann.
- Cursor an die Stelle setzen, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll (meist am Anfang des Dokuments).
- Das Menüband mit ALT öffnen.
- Mit Pfeil RECHTS zur Registerkarte „Referenzen“ navigieren.
- Mit TAB zum Schalter „Inhaltsverzeichnis“ wechseln.
- Mit LEERTASTE das Menü öffnen.
- Mit Pfeil AUF zum Eintrag „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis…“ navigieren und mit EINGABE bestätigen.
Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem folgende Einstellungen möglich sind:
- Auswahl der Ebenen (z. B. nur Überschriften 1–3),
- Anzeige der Seitenzahlen (ja/nein),
- Wahl des Füllzeichens (z. B. Punkte, Striche),
- Gestaltung und Format des Verzeichnisses.
Die Einstellungen werden mit EINGABE auf „OK“ bestätigt. Word fügt nun das Inhaltsverzeichnis ein.
Das Inhaltsverzeichnis aktualisieren
Ein eingefügtes Inhaltsverzeichnis bleibt zunächst statisch. Wird das Dokument verändert – etwa durch neue Kapitel oder geänderte Seitenzahlen –, muss das Verzeichnis manuell aktualisiert werden.
- Cursor in eine beliebige Zeile des Inhaltsverzeichnisses setzen.
- Kontextmenü mit UMSCHALT+F10 öffnen.
- Mit den Pfeiltasten zum Eintrag „Felder aktualisieren“ navigieren und mit EINGABE bestätigen.
- Im Dialogfeld auswählen:
- Nur Seitenzahlen aktualisieren oder
- Gesamtes Verzeichnis aktualisieren (empfohlen).
- Mit EINGABE auf „OK“ bestätigen.
Das Inhaltsverzeichnis wird nun vollständig aktualisiert, inklusive neuer oder gelöschter Einträge sowie korrekter Seitenzahlen.
Inhaltsverzeichnis mit JAWS bedienen
Sehende Benutzer klicken im Inhaltsverzeichnis auf den gewünschten Eintrag, woraufhin der Cursor zur entsprechenden Stelle im Dokument springt. Auch für blinde Nutzer ist diese Funktionalität vollständig nutzbar.
- Mit JAWS+F7 wird die Linkliste aufgerufen.
- Da alle Einträge im Inhaltsverzeichnis als Links formatiert sind, erscheinen sie in dieser Liste.
- Mit den Pfeiltasten durch die Einträge navigieren.
- Mit EINGABE wird der entsprechende Link aktiviert, und der Cursor springt an die gewählte Stelle im Dokument.
- ACHTUNG: Navigiert man im Dokument mit Pfeil AB auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis und möchte mit EINGABE den Link aktivieren, klappt das nicht. ES muss der Umweg über die Linkliste gewählt werden.
So ist auch ohne Maus mit Hilfe des Inhaltsverzeichnises eine schnelle und präzise Navigation im Dokument möglich.