Für sehende Anwender ist es besonders wichtig, dass Dokumente gut strukturiert, übersichtlich und ansprechend formatiert sind. In der Zusammenarbeit zwischen blinden und sehenden Personen kommt der Dokumentenformatierung daher eine besondere Bedeutung zu. Blinde Nutzer sollten sich mit den Formatierungsfunktionen von Microsoft Word gut auskennen und diese mit der Tastatur sowie mit Hilfe von JAWS sicher bedienen können.
Die Formatierungsfunktionen von Word
Microsoft Word ist ein äußerst mächtiges Textverarbeitungsprogramm, das vielfältige Möglichkeiten zur Gestaltung und Formatierung von Dokumenten bietet. Diese Funktionen sind auch für blinde Nutzer mit JAWS gut nutzbar, sofern man die Tastaturbefehle kennt und gezielt einsetzt.
1. Textformatierung
Mit der Textformatierung wird das Erscheinungsbild einzelner Wörter, Absätze oder Überschriften angepasst. Dazu gehören:
- Fettdruck – wichtig zur Hervorhebung von Begriffen
- Kursiv – nützlich für Fremdwörter oder Gedanken
- Unterstreichen – kann zur Betonung verwendet werden
- Schriftart – z. B. Arial, Calibri oder Times New Roman
- Ausrichtung – linksbündig, zentriert, rechtsbündig, Blocksatz
2. Absatz- und Seitenformatierung
- Zeilenabstand – für mehr Platz zwischen den Zeilen
- Absatzabstand – z. B. Abstand vor oder nach einem Absatz
- Einzüge – z. B. für Aufzählungen oder Zitate
- Seitenränder – individuell einstellbar (z. B. schmal, breit)
- Seitenorientierung – Hochformat oder Querformat
- Kopf- und Fußzeilen – für Titel, Seitenzahlen oder Autor
- Abschnittswechsel – um bestimmte Seiten anders zu formatieren
3. Farben und Hervorhebungen
- Textfarbe – z. B. rot zur Hervorhebung
- Markierung (Hervorhebung) – z. B. gelb wie mit einem Textmarker
- Hintergrundfarbe – z. B. für Textabschnitte, Kopfzeilen oder Tabellen
Die obige Auflistung enthält die wichtigsten Formatierungsmöglichkeiten von Word. Natürlich bietet das Textverarbeitungsprogramm noch viele weitere Funktionen. Welche davon im Einzelfall wichtig sind, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Alle Formatierungsmöglichkeiten findet man in den Menübändern „Start“, „Einfügen“ und „Layout“.
- Registerkarte „Start“ – Enthält alle wichtigen Text- und Absatzformatierungen, wie z. B. fett, kursiv, Überschriften, Schriftart, Zeilenabstand und vieles mehr.
- Registerkarte „Einfügen“ – Bietet Möglichkeiten zum Einfügen und zur Darstellung von Tabellen, Kopf- und Fußzeilen, Deckblättern und vielem mehr.
- Registerkarte „Layout“ – Umfasst vor allem Einstellungen zur Seitenformatierung, wie z. B. Hoch- oder Querformat, Seitenränder, Textspalten und weiteres.
Wichtige Tastenkombinationen zur Formatierung
Die folgende Liste mit Tastenkombinationen zur Formatierung stellt eine Auswahl der am häufigsten genutzten Formatierungsfunktionen in Word dar. Werden regelmäßig weitere Formatierungen verwendet, ist es für den Arbeitsprozess sinnvoll, die entsprechenden Tastenkombinationen mithilfe des Internets zu recherchieren.
Je nach gewählter Ausführlichkeitsstufe von JAWS erhält man über die Sprachausgabe oder auf der Braillezeile Hinweise zu den jeweiligen Tastenkombinationen in den Menübändern. Diese Kurztasten werden beispielsweise am Ende der jeweiligen Beschreibung auf der Braillezeile angezeigt.
Textformatierung
- Überschrift 1: ALT+1
- Überschrift 2: ALT2
- Überschrift 3: ALT3
- Formatvorlagen: STRG+UMSCHALT+S, anschließend mit Pfeil AUF/AB gewünschte Formatvorlage auswählen, wie z. B. weitere Überschrift 4-6, Titel, Zitat, Hervorheben, uvm., Formatvorlagen können auch durch Eingabe angesprungen werden
- Fett: STRG+UMSCHALT+F
- Kursiv: STRG+UMSCHALT+K
- Unterstrichen: STRG+UMSCHALT+U
- Großbuchstaben: STRG+UMSCHALT+G
- Schriftgröße vergrößern: STRG+UMSCHALT+>
- Schriftgröße verkleinern: STRG+<
- Schriftart ändern: STRG+D, anschließend mit Pfeil AB gewünschte Schriftart auswählen oder Schriftart eingeben, mit EINGABE bestätigen
- Schriftfarbe ändern: STRG+D, TAB bis „Schriftfarbe (automatisch)“ dann EINGABE, mit Pfeil LINKS/RECHTS Farbe auswählen, mit Pfeil AUF/AB kann zwischen Farbvarianten gewählt werden, EINGABE übernimmt die gewünschte Schriftfarbe
- Linksbündig: STRG+L
- Zentriert: STRG+E
- Rechtsbündig: STRG+R
- Blocksatz: STRG+B
- Einzug vergrößern: STRG+M
- Einzug verkleinern: STRG+UMSCHALT+M
- Seitenumbruch einfügen: STRG+EINGABE
Mit JAWS Formatierungen überprüfen
Einige Formatierungen werden automatisch von JAWS angesagt. So werden z. B. Überschriften und Seitenumbrüche beim Navigieren durch einen Text ohne zusätzliche Tastenkombinationen erkannt und ausgegeben.
Es gibt jedoch auch viele Formatierungen, die JAWS nicht automatisch vorliest, da dies zu einer Überfrachtung mit Informationen führen und den Lesefluss stören würde.
Daher bietet JAWS zwei Tastenkombinationen, mit denen man gezielt Informationen zur Formatierung und Schriftfarbe abrufen kann:
- JAWS+F: Liest die aktuelle Formatierung an der Position des Cursors vor. Ansagen beinhalten z. B. Schriftart, Schriftgröße sowie – falls aktiv – fett, kursiv, unterstrichen, und Informationen zur Ausrichtung wie linksbündig, rechtsbündig oder zentriert.
- JAWS+5: Liest die aktuelle Schrift- und Hintergrundfarbe vor. Eine mögliche Ansage wäre z. B.: „schwarz auf weiß“.