PowerPoint als blinder Anwender sicher bedienen

PowerPoint gehört zu den wichtigsten Programmen für Präsentationen im schulischen Kontext. Auch blinde Schülerinnen und Schüler können damit eigenständig arbeiten, wenn man den Aufbau des Programms versteht und gezielt mit Tastaturbefehlen umgeht. Dabei geht es weniger um visuelle Orientierung, sondern vor allem um eine klare Struktur und feste Arbeitsschritte. Wer diese beherrscht, kann Präsentationen sicher erstellen, überarbeiten und vortragen. Der folgende Artikel zeigt grundlegende Prinzipien und hilfreiche Vorgehensweisen.

Orientierung im Programm als Grundlage

Zu Beginn ist es wichtig, den Aufbau von PowerPoint kennenzulernen. Das Programm besteht aus verschiedenen Bereichen, zwischen denen man mit der Taste F6 und Umschalt+F6 wechseln kann. Besonders relevant sind der Folienbereich, die Übersicht der Folien (Miniaturansichten) sowie der Notizbereich. Außerdem gibt es die Menüleiste und die Statusleiste.

Für blinde Menschen ist diese Struktur entscheidend, da sie die Orientierung im Dokument ermöglicht. Wenn man weiß, in welchem Bereich man sich gerade befindet, kann man gezielt arbeiten und vermeidet Fehler.

Inhalte auf Folien eingeben und bearbeiten

Die eigentliche Arbeit erfolgt im Folienbereich. Startet man PowerPoint, befindet man sich standardmäßig in diesem Bereich. Jede Folie besteht aus verschiedenen Platzhaltern, zum Beispiel für Titel oder Text. Mit TAB kann man zwischen diesen Elementen wechseln.

Sobald ein Platzhalter mit EINGABE ausgewählt ist, kann direkt mit dem Schreiben begonnen werden. PowerPoint wechselt dabei automatisch in den Bearbeitungsmodus. Nach der Eingabe sollte dieser Modus mit der Escape-Taste beendet werden. Möchte man einen bestehenden Text ändern, aktiviert man den Platzhalter erneut mit EINGABE und bearbeitet den Text.

Diese klare Trennung zwischen Navigation und Eingabe ist besonders wichtig, um sicher mit dem Programm arbeiten zu können. Das Navigieren mit TAB zwischen den Objekten, wie z. B. Titel oder Text, ist nur möglich, wenn der Bearbeitungsmodus nicht aktiv ist.

• Eine Folie besteht immer aus mehreren Objekten.
• Mit TAB wechselt man von Objekt zu Objekt.
• Ein Objekt kann z. B. der Platzhalter für die Überschrift sein, für den Inhalt, wie z. B. eine Aufzählungsliste oder ein Bild.
• Eine Titelfolie besteht z. B. aus den Objekten: „zentrierter Titel-Platzhalter“ und „Untertitel-Platzhalter“.
• Möchte man nun einen Titel oder Text eingeben, navigiert man mit TAB auf das gewünschte Objekt, drückt EINGABE und beginnt einfach zu schreiben. Wichtig: Ist man mit dem Eintragen fertig, muss man mit der Taste ESCAPE den Objektschreibmodus beenden, der sich mit dem Beginn des Schreibens aktiviert hat.
• Möchte man nachträglich noch einmal einen Inhalt ändern bzw. am Inhalt etwas hinzufügen, aktiviert man den Objektschreibmodus mit der ENTER-Taste. Anschließend kann man in dem Objekt mit den Pfeiltasten navigieren. Hat man die Änderungen vorgenommen, beendet man mit der ESCAPE-Taste den Objektschreibmodus.

Folien übersichtlich verwalten

Bei Präsentationen mit mehreren Folien ist es wichtig, den Überblick zu behalten. In der Übersicht der Miniaturansichten kann man mit den Pfeiltasten durch die Folien navigieren. Hierbei werden zunächst die Foliennummer, gefolgt von der Folienüberschrift, von der Sprachausgabe vorgelesen. Das erleichtert gerade bei umfangreichen Präsentationen die Orientierung. Auch beim Verschieben von Folien ist das sehr hilfreich.

Auf diese Weise kann man gezielt zu bestimmten Folien springen, um Änderungen vorzunehmen. Besonders bei längeren Präsentationen hilft diese Funktion dabei, strukturiert zu arbeiten.

Der schnellste Weg, von der Folienansicht, auf der man die einzelnen Platzhalter mit Inhalt befüllen kann, zur Miniaturansicht der Folien zu wechseln, ist ein einmaliges Drücken von UMSCHALT+F6.

Notizen als Unterstützung nutzen

Der Notizbereich bietet die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu einer Folie festzuhalten. Diese Notizen sind für das Publikum nicht sichtbar, können aber beim Präsentieren hilfreich sein.

Um Notizen einzugeben, wählt man zunächst die entsprechende Folie über die Miniaturansicht der Folien aus und wechselt dann mit der Taste F6 in den Notizbereich. Dort können Stichpunkte oder ganze Sätze notiert werden.

Tipp für den Notizbereich

Falls die Eingabe mit dem Screenreader schwierig ist, kann der Notiztext auch in Word geschrieben und anschließend mit STRG+V eingefügt werden.

Notizen helfen dabei, den Vortrag sicher zu gestalten, ohne die Folien mit zu vielen Informationen zu überladen.

Ein Design für die Präsentation

Das Design sorgt für das Layout der Präsentation. PowerPoint enthält standardmäßig unterschiedliche Designs, die man mit einem Klick wechseln kann. Um das Design zu wechseln, navigiert man im Menü in die Registerkarte „Entwurf“ und wählt anschließend mit TAB die Option „Design“ aus. ENTER öffnet die Designauswahl. Hier hat man die Möglichkeit, mit den Pfeiltasten LINKS/RECHTS und AB/AUF durch die unterschiedlichen Angebote zu steuern. Um ein Design zu aktivieren, drückt man auf dem entsprechenden Design die ENTER-Taste.

Tipp für Designs

Um ein visuell passendes bzw. ansprechendes Design für eine Präsentation zu finden, bleibt oft nur der Weg, auf eine Person des Vertrauens zurückzugreifen, die einem die Designs beschreibt bzw. eines auswählt. Sonst kann es vorkommen, dass das „blind“ ausgewählte Design viel zu verspielt für das eigentliche Thema ist.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, sich von einer sehenden Person zwei bis drei Designs heraussuchen und genau beschreiben zu lassen, die zu den allermeisten Präsentationen bzw. deren Themen passen. Somit kann man bei einer weiteren Präsentation später selbstständig das gewünschte Design auswählen.

Folien hinzufügen, Layout bestimmen

Standardmäßig beinhaltet eine neue Präsentation nur eine Titelfolie. Weitere Folien können über das Menü Einfügen > Neue Folie hinzugefügt werden. Schneller geht es mit der Tastenkombination STRG+M. Hier wird eine neue Folie unter der Folie eingefügt, in der man sich aktuell befindet. Befindet man sich in der Miniaturansicht der Folien, kann sogar mit EINGABE direkt eine neue Folie unter der aktuellen Folie schnell eingefügt werden.

PowerPoint stellt verschiedene Folienlayouts zur Verfügung, zum Beispiel Titelfolien, Textfolien oder Bildfolien. Diese können nach dem Einfügen der neuen Folie über das entsprechende Kontextmenü der Miniaturfolien ausgewählt werden.

Für blinde Anwender ist die Verwendung solcher Layouts besonders sinnvoll, da sie eine klare Struktur vorgeben. Dadurch wird das Arbeiten einfacher, und die Navigation innerhalb der Folie wird erleichtert.

Das richtige Layout ist entscheidend

Je nach Inhalt der Folie braucht man unterschiedlich viele Objekte auf einer Folie. Zum Beispiel benötigt man bei einer Titelfolie in der Regel einen Haupt- und einen Untertitel, die besonders groß dargestellt werden. Bei einer Folie mit einer Aufzählung benötigt man eine Überschrift, gefolgt von einem großen Textfeld, in dem die Textaufzählung dargestellt wird. Möchte man jedoch zwei Inhalte oder Bilder gegenüberstellen, benötigt man vielleicht eine Folie mit einer Überschrift in der Mitte, gefolgt von einem Objekt links und einem Objekt rechts, die z. B. Bilder sein können.

PowerPoint nimmt einem hier bereits viel Arbeit ab. Es enthält bereits die wichtigsten Folienlayouts, die man über die Miniaturfolienansicht über das jeweilige Kontextmenü > Layout auswählen kann.

Wichtige Layouts im Überblick

• Titelfolie: Enthält zwei Objekte für den Titel und den Untertitel.
• Titel und Inhalt: Enthält ebenfalls zwei Objekte, eines für die Überschrift, gefolgt von einem Objekt für Text (Zitat, Aufzählung etc.).
• Bild mit Überschrift: Enthält ein Objekt für die Überschrift, gefolgt von einem Objekt, in das man ein Bild hinzufügen kann.
• Zwei Inhalte: Eine Folie mit einer Überschrift und darunter zwei Objekten (eines links, eines rechts). Kann für Gegenüberstellungen oder zwei Bilder verwendet werden.
• Vergleich: Ähnlich wie die Folie „Zwei Inhalte“, nur dass es zusätzlich zu den zwei Objekten noch zwei weitere Platzhalter für Text gibt. Hier ist es z. B. vorstellbar, eine zentrale Überschrift angezeigt zu bekommen, gefolgt von zwei Bildern (eines links, eines rechts). Bildunterschriften können nun in den beiden Textplatzhaltern eingegeben werden.

Folien einfügen und löschen

Auch das Verwalten von Folien kann vollständig mit der Tastatur erfolgen. In der Folienübersicht (= Miniaturansicht) lassen sich Folien mit der Entfernen-Taste löschen. Wird eine Folie aus Versehen gelöscht, kann man mit STRG+Z die zuletzt erfolgte Aktion rückgängig machen. Neue Folien können über das Kontextmenü (UMSCHALT+F10) eingefügt werden. Noch schneller geht es mit der Kurztaste STRG+M. Hier wird eine neue Folie unter der aktuellen Position eingefügt.

Im Kontextmenü stehen auch noch weitere Optionen wie z. B. Ausschneiden und Einfügen von Folien oder das Duplizieren von Folien zur Verfügung. Auch hier lassen sich, wie bereits oben erwähnt, die Folienlayouts wechseln bzw. bestimmen.

Diese Arbeitsweise ermöglicht es, Präsentationen ohne Maus zu strukturieren und Änderungen gezielt vorzunehmen.

Präsentationen durchführen

Die Präsentation wird mit der Taste F5 gestartet. Mit der Leertaste gelangt man zur nächsten Folie, mit der Rückschritttaste zur vorherigen. Mit Escape beendet man die Präsentation.

Während des Vortrags können Notizen eingeblendet werden, um sich zu orientieren. Dies ist besonders hilfreich, wenn man frei sprechen möchte. Um sich eine Notiz anzeigen zu lassen, die nur für einen selbst, aber nicht für das Publikum sichtbar ist, drückt man beim Screenreader JAWS die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+N. Das Notizfenster wird angezeigt. Mit Auf/Ab navigiert man durch die Notizen. Escape schließt das Fenster und setzt den Fokus zurück auf die aktuelle Folie.

Sonderfall: Tabellen und Bilder

Tabellen nur eingeschränkt verwenden

Das Einfügen von Tabellen bzw. deren Ausfüllen ist für blinde Menschen in PowerPoint schwierig. Eine mögliche Lösung besteht darin, Tabellen zunächst in Word komplett zu erstellen, anschließend die Tabelle mit STRG+C zu kopieren und danach in PowerPoint in den vorgesehenen Platzhalter mit STRG+V einzufügen.

Trotzdem sollten Tabellen nur sparsam eingesetzt werden, da die Inhalte der Tabelle während des Vortrags schwer zu erfassen sind.

Bilder sinnvoll nutzen

Bilder können eine Präsentation anschaulicher machen, sollten aber gut vorbereitet werden. Wichtig ist, dass ein passendes Layout verwendet wird, damit das Bild korrekt eingefügt wird.

Besonders entscheidend ist die Beschreibung von Bildern durch sogenannte Alternativtexte. Diese ermöglichen es, den Inhalt eines Bildes mit dem Screenreader zu erfassen.

Um ein Bild einzufügen, navigiert man in der Folienansicht auf den entsprechenden Platzhalter und wählt im Menüband > Einfügen in der Gruppe Bilder „Von diesem Gerät“ aus. Anschließend wählt man das zuvor gespeicherte Bild aus und bestätigt mit EINGABE.

Bei der Frage, ob das Bild von guter Qualität ist und ob es auf der Folie gut positioniert ist, ist der sicherste Weg immer noch, eine sehende Person zu fragen. Gerade in den letzten PowerPoint-Versionen wurde die automatische Positionierung der Bilder stark verbessert. Früher waren Bilder oft abgeschnitten. Dennoch sollte man hier den sichersten Weg wählen und eine Person des Vertrauens am Ende noch einmal die Präsentation auf visuelle Unschönheiten prüfen lassen. Dies betrifft vor allem das Thema der Bilder, die Bildqualität und deren Positionierung.

Alternativtexte für Bilder erstellen

Nach dem Einfügen eines Bildes sollte immer ein Alternativtext hinzugefügt werden. Dazu öffnet man das Kontextmenü des Bildes (UMSCHALT+F10 auf dem Platzhalter) und trägt eine passende Beschreibung ein.

Diese Beschreibung sollte den Inhalt des Bildes kurz und verständlich erklären. So wird das Bild auch für blinde Anwender in der Präsentationsansicht zugänglich. Sonst erscheint das Bild für blinde Personen gar nicht, da der Screenreader nicht „Grafik“ oder Ähnliches ansagt. Hier könnte man schnell zu dem falschen Gedanken kommen, dass das Bild für das sehende Publikum ebenfalls nicht sichtbar ist. Gerade bei bildlastigen Präsentationen, bei denen Folie für Folie Bilder erscheinen, ist es zwingend notwendig, einen Alternativtext einzugeben. Sonst müsste man sich schlichtweg die Reihenfolge merken, in der die Folien mit Bildern angeordnet sind, da ohne Bildbeschreibung, wie bereits erwähnt, eine leere Folie für blinde Anwender angezeigt wird.

Schritt für Schritt: Bildbeschreibung einfügen

1. Auf den Platzhalter mit dem eingefügten Bild navigieren.
2. Kontextmenü über UMSCHALT+F10 öffnen.
3. Im Kontextmenü „Alternativtext anzeigen“ auswählen.
4. Anschließend befindet man sich in einem Eingabefeld. Hier kann man die Bildbeschreibung manuell eingeben. Ist man mit der Beschreibung fertig, schließt man mit ESCAPE das Fenster. Der Fokus liegt dann wieder auf dem Platzhalter.
5. In neueren PowerPoint-Versionen kann man ausgehend vom Eingabefeld der Bildbeschreibung TAB drücken. Hier gibt es den Schalter „Alternativen Text für mich generieren“. Hierüber wird eine KI aktiviert, die eine Beschreibung in das entsprechende Feld einfügt. Diese kann unter Umständen sehr umfassend ausfallen. Anschließend kann man sie anpassen oder kürzen und, wenn man fertig ist, das Fenster ebenfalls mit ESCAPE schließen.
6. Nun wird bei der Präsentation anstelle eines leeren Inhaltes die Bildbeschreibung bzw. der Alternativtext des Bildes angezeigt.

Fazit: Struktur und Übung sind entscheidend

Das Arbeiten mit PowerPoint ist auch ohne Sehvermögen gut möglich, wenn man systematisch vorgeht. Wichtig sind eine klare Orientierung im Programm, der sichere Umgang mit Tastaturbefehlen und eine durchdachte Struktur der Präsentation.

Mit etwas Übung kann man Präsentationen selbstständig erstellen und erfolgreich präsentieren.